Prijsverhoging door indexatie op uw IT-factuur: zo houdt u grip

Elk jaar rond januari is het raak: de eerste IT-factuur van het nieuwe jaar is hoger dan de laatste van het oude. Op de factuur of in een korte mail staat één woord als uitleg: indexatie. De meeste bedrijven betalen het zonder vragen. Dat is begrijpelijk, maar niet altijd terecht.

Wat is indexatie eigenlijk?

Met indexatie past een leverancier zijn prijzen aan de inflatie aan. Dat is op zich redelijk: ook voor een IT-leverancier stijgen de lonen en andere kosten. Meestal staat in het contract aan welk cijfer de prijs wordt gekoppeld, bijvoorbeeld de consumentenprijsindex (CPI) van het CBS of een index voor lonen in de dienstverlening.

Het probleem zit zelden in het principe, maar in de uitvoering.

Vijf dingen om te controleren

1. Staat indexatie in uw contract? Een leverancier mag de prijs alleen verhogen als dat in het contract of de algemene voorwaarden is afgesproken. Staat er niets over in, dan is een verhoging een voorstel, geen verplichting.

2. Welk percentage is afgesproken? Als het contract verwijst naar de CPI van het CBS, kunt u dat cijfer zelf opzoeken. Komt de verhoging hoger uit dan dat cijfer, dan klopt er iets niet. Let ook op afspraken zoals "minimaal 3 procent" of "CPI plus 2 procent". Die staan vaak in de kleine letters.

3. Wordt alles geïndexeerd, of alleen wat mag? Een IT-factuur bestaat uit verschillende onderdelen: beheer door de leverancier zelf, maar ook licenties van Microsoft of andere softwaremakers. Die licenties hebben hun eigen prijs, die de softwaremaker zelf vaststelt. Als de leverancier daar óók zijn indexatie overheen legt, betaalt u de prijsstijging twee keer.

4. Klopt de basis waarover is geïndexeerd? Indexatie gaat over het afgesproken tarief. Zijn er in het afgelopen jaar werkplekken of licenties bij gekomen, dan stijgt de factuur ook daardoor. Dat is geen indexatie, maar groei. Vraag een overzicht waarin beide los van elkaar staan.

5. Is de verhoging op tijd aangekondigd? Veel contracten schrijven voor dat een prijsverhoging een bepaalde tijd van tevoren wordt gemeld, bijvoorbeeld een maand. Soms heeft u bij een verhoging ook het recht om op te zeggen. Dat recht is een sterke positie in een gesprek over de prijs.

Hoe voorkomt u verrassingen?

• Leg alle IT-contracten bij elkaar en noteer per contract hoe de indexatie is geregeld, en wanneer het contract verlengt.
• Vergelijk de eerste factuur van het jaar altijd met de laatste factuur van het jaar ervoor. Het verschil moet te verklaren zijn.
• Onderhandel bij een verlenging over een maximum voor de indexatie, bijvoorbeeld "CPI, met een maximum van 3 procent". Bij een nieuw contract van meerdere jaren is dat vaak bespreekbaar.
• Vraag om uitleg als het niet klopt. Een leverancier die een fout heeft gemaakt, corrigeert die meestal zonder discussie. Het gaat erom dat iemand het ziet.

Waarom dit ertoe doet

Een paar procent lijkt weinig. Maar indexatie stapelt zich op: elk jaar wordt de nieuwe verhoging berekend over de al verhoogde prijs. Wie een paar jaar lang te veel betaalt, merkt dat aan het eind van de rit.

Daar komt bij dat veel IT-contracten stilzwijgend verlengen. Het moment om over de prijs te praten, is voordat dat gebeurt.

Hulp nodig?

Wilt u weten of uw IT-facturen kloppen? Bij een besparingsscan leggen we uw facturen naast uw contracten, op basis van no cure no pay. In het pakket Plus controleren we uw facturen elke maand en onderhandelen we bij elke verlenging.