IT-contracten: waarom u ze elk jaar moet nalopen

Vraag een directeur hoeveel IT-contracten zijn bedrijf heeft, en het antwoord is meestal "een stuk of drie". In de praktijk zijn het er vaak meer dan tien: IT-beheer, Microsoft 365, telefonie, internet, printers, de website, back-up, beveiligingssoftware, het boekhoudpakket en nog een paar losse programma's. Elk met een eigen looptijd, opzegtermijn en prijsafspraak.

Zolang niemand ernaar kijkt, lopen ze gewoon door. En juist daar zit het probleem.

Wat er misgaat als niemand kijkt

Stilzwijgende verlenging. De meeste IT-contracten verlengen automatisch als u niet op tijd opzegt. Soms met een jaar, soms met drie jaar. Wie de opzegtermijn mist, zit vast, ook als er inmiddels betere of goedkopere alternatieven zijn.

Prijzen die ongemerkt stijgen. Bij elke verlenging kan de prijs omhoog, bovenop de jaarlijkse indexatie. Omdat het bedrag maandelijks wordt afgeschreven, valt een paar tientjes verschil niemand op. Over een looptijd van drie jaar is het wel degelijk geld.

Betalen voor wat u niet meer gebruikt. Bedrijven veranderen: er komen mensen bij, er gaan er weg, een vestiging sluit, een programma wordt vervangen. Het contract groeit wel mee, maar krimpt zelden vanzelf.

Afspraken die niet meer kloppen. Een contract voor IT-beheer van vijf jaar geleden gaat vaak uit van een situatie die niet meer bestaat. Wat is er precies afgesproken over reactietijden, over wat wel en niet in de prijs zit? Als niemand het weet, kan niemand de leverancier erop aanspreken.

Zo loopt u uw contracten na

1. Maak één overzicht. Zet alle IT-contracten in één lijst, met per contract de leverancier, wat het contract dekt, het maandbedrag, de einddatum en de opzegtermijn. Haal de gegevens uit de contracten zelf en uit uw facturen: wat u betaalt maar niet in de lijst staat, is een contract dat u vergeten was.

2. Zet de opzegdatum in de agenda, niet de einddatum. Het belangrijkste moment is niet de dag dat een contract afloopt, maar de laatste dag waarop u nog kunt opzeggen. Bij een opzegtermijn van drie maanden ligt die dus ruim voor de einddatum. Zet een herinnering minstens een maand daarvoor, zodat u tijd heeft om te vergelijken en te onderhandelen.

3. Vergelijk het contract met de werkelijkheid. Klopt het aantal werkplekken, gebruikers of licenties nog? Gebruikt u alles waarvoor u betaalt? Leg de laatste factuur naast het contract en kijk of de bedragen overeenkomen met wat is afgesproken.

4. Vraag u af: zou ik dit vandaag opnieuw afsluiten? Als het antwoord nee is, of "niet tegen deze prijs", dan is de verlenging het moment om in actie te komen. Vraag een vergelijkende offerte op, of ga met uw huidige leverancier in gesprek. Een leverancier die weet dat u kritisch kijkt, is vaak bereid om iets te doen aan prijs of voorwaarden.

5. Leg nieuwe afspraken vast. Spreek bij een verlenging bijvoorbeeld een maximum af voor de jaarlijkse indexatie, een kortere looptijd of een opzegtermijn die bij u past. En zorg dat het op papier staat, niet alleen in een telefoongesprek.

Hoe vaak?

Eén keer per jaar het hele overzicht doorlopen is genoeg, bijvoorbeeld in het najaar, als u toch met de begroting voor volgend jaar bezig bent. Daarnaast wilt u per contract een seintje ruim vóór de opzegdatum. Dat is het moment waarop u nog invloed heeft.

Hulp nodig?

Het opstellen van een contractenoverzicht is het eerste wat wij doen bij een nieuwe klant, als onderdeel van de besparingsscan en IT-audit. In al onze pakketten houden wij het overzicht daarna bij en krijgt u een seintje vóór elke verlenging. Vanaf het pakket Plus onderhandelen wij ook namens u met de leverancier.