Microsoft 365: voor deze licenties betaalt u waarschijnlijk te veel

Microsoft 365 is voor de meeste mkb-bedrijven een vaste kostenpost die elke maand ongemerkt wordt afgeschreven. Juist daardoor kijkt bijna niemand er nog naar. Toch vinden we bij bijna elke controle licenties die niet nodig zijn. Dit zijn de vijf plekken waar u het eerst moet kijken.

1. Licenties van oud-medewerkers

De meest voorkomende verspilling: iemand gaat uit dienst, het account wordt geblokkeerd, maar de licentie blijft gewoon doorlopen. Soms maanden, soms jaren.

Vaak wordt de licentie aangehouden "omdat de mailbox bewaard moet blijven". Dat is meestal niet nodig. Een mailbox van een oud-medewerker kunt u omzetten naar een gedeelde mailbox. Collega's kunnen er dan nog bij, en voor een gedeelde mailbox tot 50 GB heeft u geen licentie nodig.

Wat u kunt doen: vergelijk de lijst met licenties met uw personeelslijst. Elke licentie op naam van iemand die niet meer bij u werkt, kan waarschijnlijk weg.

2. Een te zware licentie voor wat iemand doet

Microsoft heeft licenties in verschillende niveaus, zoals Business Basic, Business Standard en Business Premium. Het verschil in prijs is fors. Toch krijgt in veel bedrijven iedereen dezelfde, zwaarste licentie, omdat dat bij de start zo is ingericht.

Een medewerker in de werkplaats die alleen mail en Teams op zijn telefoon gebruikt, heeft geen volledige Office-installatie nodig. Andersom heeft een medewerker die met gevoelige klantgegevens werkt misschien juist wél de extra beveiliging van een zwaardere licentie nodig.

Wat u kunt doen: bekijk per groep medewerkers wat ze echt gebruiken. Vaak kunnen een paar licenties een niveau omlaag, zonder dat iemand er iets van merkt.

3. Losse extra's die al in uw pakket zitten

Naast de basislicenties stapelen zich vaak losse extra's op: een aparte licentie voor beveiliging, voor archivering of voor een back-up van uw mail. Soms zit diezelfde functie al in de licentie die u heeft. Dan betaalt u twee keer voor hetzelfde.

Het omgekeerde komt ook voor: een losse back-updienst die naast Microsoft is afgesloten en die niemand meer controleert. Of die nog werkt, weet dan niemand.

Wat u kunt doen: vraag uw leverancier per extra licentie wat die doet, en of de functie niet al in uw pakket zit.

4. Maandelijks opzegbaar betekent duurder

Microsoft rekent meer voor licenties die u per maand kunt opzeggen dan voor licenties met een jaarverplichting. Ook betalen in maandtermijnen voor een jaarlicentie is duurder dan in één keer per jaar. Het verschil kan oplopen tot een vijfde van de prijs.

Een jaarverplichting heeft wel een nadeel: u kunt het aantal licenties tussentijds niet verlagen, alleen bij de verlenging. Voor een vaste kern van medewerkers is dat geen probleem. Voor uitzendkrachten of seizoenswerk is maandelijks opzegbaar soms wél slimmer.

Wat u kunt doen: kijk welke licenties u op welke manier afneemt. Een mix van jaarlicenties voor de vaste kern en maandlicenties voor de rest is vaak het goedkoopst.

5. Licenties die u wel betaalt maar niet gebruikt

Visio, Project, Power BI, extra opslag, een licentie voor Teams-telefonie of een AI-assistent: allemaal handig, als ze gebruikt worden. Vaak is zo'n licentie ooit voor één project of één enthousiaste collega aangeschaft, en loopt hij daarna gewoon door.

Wat u kunt doen: in het beheercentrum van Microsoft 365 ziet u per licentie of hij in de afgelopen maanden is gebruikt. Wat niet gebruikt wordt, kan bij de volgende verlenging weg.

Wanneer kunt u het beste ingrijpen?

Het moment om licenties op te schonen is vóór de verlengingsdatum. Bij jaarlicenties kunt u het aantal alleen dan verlagen. Wie daar een paar weken te laat mee is, zit weer een jaar vast.

Zet de verlengingsdatum daarom in uw agenda, en begin een maand van tevoren met kijken. Of laat het iemand doen die er dagelijks mee bezig is.

Hulp nodig?

Bij een besparingsscan zetten we uw licenties naast uw personeelslijst en uw facturen. Dat doen we op basis van no cure no pay: vinden we geen besparing, dan betaalt u niets. Vanaf het pakket Plus controleren we uw licenties en facturen elke maand, zodat u niet meer betaalt dan nodig.