Medewerker uit dienst: deze IT-zaken moet u regelen

Als een medewerker vertrekt, gaat de aandacht naar de overdracht van het werk en het afscheid. De IT komt er vaak pas achteraf achteraan. Dan blijft een account nog weken actief, loopt een licentie door of staat de laptop maanden in een kast. Dat kost geld, en het is een risico. Met deze checklist regelt u het in één keer goed.

Vóór de laatste werkdag

• Spreek een datum en tijd af waarop de toegang stopt. Meestal is dat aan het eind van de laatste werkdag. Geef dat tijdig door aan uw IT-leverancier, zodat het niet wordt vergeten.
• Maak een lijst van alle systemen waar de medewerker toegang toe heeft. Denk verder dan Microsoft 365: het boekhoudpakket, het CRM, de bankomgeving, portalen van leveranciers, de website en de social-mediakanalen van uw bedrijf.
• Regel de overdracht van bestanden. Wat in de persoonlijke OneDrive van de medewerker staat, verdwijnt na een tijd als het account wordt verwijderd. Laat belangrijke bestanden vooraf naar een gedeelde map verplaatsen.
• Bepaal wat er met de mail gebeurt. Moet een collega de mail nog kunnen lezen? Komt er een automatisch antwoord met een nieuw contactadres? Leg het vast, dan hoeft niemand het later uit te zoeken.

Op de laatste werkdag

• Blokkeer het account op het afgesproken moment. Blokkeren is iets anders dan verwijderen: de gegevens blijven bestaan, maar niemand kan meer inloggen.
• Meld de apparaten af voor tweestapsverificatie. Zit de app voor tweestapsverificatie op een privételefoon, dan moet die koppeling ook worden verwijderd.
• Neem laptop, telefoon en toegangspassen in. Controleer of alles compleet is, inclusief opladers en eventuele randapparatuur.
• Wijzig wachtwoorden van gedeelde accounts die de medewerker kende. Denk aan een algemene inbox, een account bij een leverancier of de wifi voor gasten.

In de weken daarna

• Zet de mailbox om naar een gedeelde mailbox als collega's er nog bij moeten. Voor een gedeelde mailbox heeft u bij Microsoft 365 meestal geen licentie meer nodig.
• Stop de licenties. Let op: jaarlicenties van Microsoft kunt u vaak alleen bij de verlenging verminderen. Noteer daarom welke licentie vrijkomt. Komt er een nieuwe collega, dan kan die de licentie overnemen.
• Laat de laptop en telefoon veilig wissen voordat ze opnieuw worden uitgegeven of de deur uit gaan. Een laptop die "toch nog bruikbaar is", bevat vaak nog bedrijfsgegevens.
• Zeg abonnementen op naam op, zoals een telefoonabonnement of een softwarelicentie die op de persoon zelf staat.
• Controleer de volgende factuur. Staat de licentie of het abonnement er nog op? Dan is er ergens iets niet doorgekomen.

Waarom dit ertoe doet

Een account dat nog actief is na vertrek, is een open deur. Meestal gebeurt er niets, maar als het misgaat, is de schade groot. Daarnaast moet u op grond van de AVG zorgvuldig omgaan met de gegevens in de mailbox en bestanden van een oud-medewerker.

En dan het geld: een licentie die maanden doorloopt, is weggegooid geld. In ons artikel over Microsoft 365-licenties leest u waar u verder nog op kunt besparen.

Maak er een vaste werkwijze van

Het werkt het beste als u deze stappen elke keer op dezelfde manier doorloopt. Leg de checklist vast en spreek af wie wat doet: HR, de leidinggevende en de IT-leverancier.

In al onze pakketten regelen wij dit voor u. U meldt bij ons dat iemand vertrekt, en wij zorgen dat alle stappen met de leverancier worden afgewerkt. Vanaf het pakket Plus controleren we ook of het op de volgende factuur klopt. Hetzelfde geldt voor een nieuwe medewerker, zodat die op de eerste werkdag direct aan de slag kan.