Zo maakt u een IT-begroting voor volgend jaar

In veel mkb-bedrijven bestaat de IT-begroting uit één regel: "IT, zelfde als vorig jaar, plus een beetje". Tot er drie laptops tegelijk kapotgaan, de leverancier een prijsverhoging aankondigt of de verzekeraar ineens eisen stelt aan de beveiliging. Dan wordt IT een kostenpost die u overkomt, in plaats van een die u stuurt.

Het najaar is het moment om dat te veranderen. U maakt toch al een begroting voor volgend jaar, en de meeste leveranciers kondigen hun prijzen voor januari nu aan.

Waarom een aparte IT-begroting?

Omdat IT-kosten verspreid zitten. Een deel komt maandelijks binnen via facturen van de IT-leverancier, een deel via Microsoft, een deel via de telefoonprovider, en de laptops staan weer ergens anders in de boekhouding. Pas als u alles bij elkaar zet, ziet u wat IT u echt kost, en of dat in verhouding is.

Een goede IT-begroting beantwoordt drie vragen: wat geven we uit, wat gaat er veranderen, en waar houden we rekening mee?

In vijf stappen naar een IT-begroting

1. Breng in kaart wat u nu uitgeeft. Pak de facturen van het afgelopen jaar en zet alle IT-kosten in één lijst: beheer, licenties, telefonie, internet, printers, de website, software, en wat u aan hardware heeft gekocht. Deel ze in in vaste kosten (elke maand hetzelfde) en eenmalige kosten. Vaak komt hier al een verrassing uit: een abonnement dat niemand meer gebruikt, of een dienst die dubbel wordt betaald.

2. Reken met kosten per werkplek. Deel de vaste kosten door het aantal medewerkers. Dat getal maakt het begroten veel makkelijker: komt er volgend jaar iemand bij, dan weet u direct wat dat aan IT kost. En u ziet meteen of uw kosten per medewerker stijgen, ook als het totaal gelijk lijkt te blijven.

3. Plan de vervanging van laptops en apparatuur. Laptops, telefoons en netwerkapparatuur gaan niet eeuwig mee. Maak een lijst met wat u heeft en hoe oud het is, en kijk welke apparaten volgend jaar aan vervanging toe zijn. Vervangt u elk jaar een deel, dan voorkomt u dat alles tegelijk op is, en blijft de begroting gelijkmatig.

4. Houd rekening met wat er verandert. Kijk vooruit: komen er mensen bij of gaan er mensen weg? Loopt er een contract af dat u wilt heroverwegen? Heeft de leverancier een indexatie aangekondigd? Staat er een project op stapel, zoals een nieuwe telefooncentrale, een verhuizing of de overstap naar andere software? Zet elk van deze punten als aparte regel in de begroting, met een geschat bedrag.

5. Zet geld opzij voor het onverwachte. Er gaat altijd iets mis dat niet gepland was: een kapotte server, een beveiligingsincident, een leverancier die stopt. Neem daarom een reservepost op. Hoeft u die niet te gebruiken, dan is dat mooi meegenomen.

Begroten is ook besparen

Wie zijn IT-kosten op een rij zet, ziet bijna altijd waar het goedkoper kan. Licenties voor oud-medewerkers, abonnementen die stilzwijgend zijn verlengd, een beheercontract voor meer werkplekken dan u heeft. Leg de begroting daarom naast uw contracten (zie ook ons artikel over het jaarlijks nalopen van IT-contracten) en gebruik de verlengmomenten om te onderhandelen.

En daarna?

Een begroting heeft pas zin als u er tijdens het jaar ook naar kijkt. Leg één keer per kwartaal de werkelijke kosten naast de begroting. Loopt iets uit de pas, dan weet u het op tijd, en niet pas bij de jaarrekening.

Hulp nodig?

Een overzicht van alle IT-kosten en contracten is het eerste wat wij maken bij een nieuwe klant, als onderdeel van de besparingsscan en IT-audit. In onze pakketten houden wij het daarna bij en maken wij samen met u de IT-begroting voor het volgende jaar.